Eerst enkele opmerkingen

– je kan geen boekhouding controleren indien niet alle rekeningen met een saldo gerapporteerd worden. Nog te veel VME’s ontvangen een onvolledige rapportering. Een onvolledige rapportering staat gelijk aan fraude.

– een fout is nog geen fraude indien er een volledige rapportering bestaat. De fout kan dan gedetecteerd worden. Herhaalde fouten in dezelfde richting (steeds nadelig voor de VME) is dit wel.

Hoe kan je weten of de rapportering volledig is? Maak de som van alle rekeningen en dat moet steeds nul zijn.

Een klein voorbeeld: Verkopen (stortingen van de eigenaars) 100 (Cr) . Kosten 80 (De). Op de bankrekening zal je dan 20 (De) moeten terugvinden Het totaal van Cr – De moet altijd 0 zijn. Staat er 25 (De) op de bank dan zal waarschijnlijk een factuur van 5 nog niet betaald zijn en krijgt die een rapportering Leveranciers 5 (Cr).

Wordt de bankrekening 15 (De) gerapporteerd dan is er 5 te kort op de rekening en is er een verklaring nodig. Is er een verklaring dat er 5 te weinig betaald werd door een mede-eigenaar, dan is dit wel een eigenaardige uitleg want in de verkopen zit dat bedrag er wel in. In dit geval moet een rekening klanten 5 (De) gerapporteerd worden dat een vordering aantoont voor een welbepaalde mede-eigenaar. Je boekhouding blijft steeds in evenwicht en jij houdt de controle over de cijfers.

Het belang van balansrekeningen te rapporteren is groot. Als men balansrekeningen weglaat, is dit omdat alle kostenfacturen niet allemaal betaald zijn, maar wel al in de kosten gerapporteerd staan. Bij de betaling van de werkelijke factuur in het volgend boekjaar bestaat de kans dat die voor een 2de maal in de kosten gerapporteerd worden.

Andere voorkomende onregelmatigheden:

– als de VME beslist om een boete uit te schrijven voor te late of onregelmatige betalers, komt die boete op rekening van de VME en niet op rekening van de syndicus

– schade aan de VME eigendom door een mede-eigenaar. Laat de mede-eigenaar of zijn verzekering niet meer betalen dan wat de schade werkelijk is. De syndicus hoeft daar geen deel van te hebben.

– iemand van de VME heeft toegang nodig tot de Fluvius account om het verbruik op te volgen en het voordeligste contract door de V-test te achterhalen. Meestal heb je niet het voordeligste contract maar hetgeen waar de syndicus de grootste commissie op krijgt. Beheert hij dan ook de garage met de laadpalen, dan kan dit een groot verschil uitmaken.